Datenschutzerklärung

1. Überblick

Diese Erklärung beschreibt beide Produkte. Locato Ferienwohnung startet im Januar 2027, Locato Verwaltung ist noch im Aufbau (Start 2027). Die Abschnitte zu den Anwendungen beschreiben deshalb teilweise Verarbeitungen, die erst mit dem Start eines Produkts tatsächlich stattfinden; für Test-, Demo- und Bestandszugänge gelten sie bereits heute. Wir haben sie trotzdem vollständig aufgenommen, damit niemand erst nach der Anmeldung erfährt, was ihn erwartet.

Das Wichtigste in Kürze:

• Unsere Server stehen in Deutschland. Eine Verarbeitung außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt — auch nicht mittelbar über Schriftarten, Auslieferungsnetzwerke oder externe Skripte.
• Auf der Website und in der Software setzen wir kein Werbe-Tracking ein, kein Google Analytics, kein Meta-Pixel und keine Werbe-Cookies. Für die Reichweitenmessung nutzen wir ein cookieloses Verfahren. Nur in unseren Werbe-E-Mails messen wir Öffnungen und Klicks — ausschließlich bei Personen, die dem beim Anmelden ausdrücklich zugestimmt haben (Abschnitt 12).
• Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Für eigene Werbe-E-Mails — nur an Personen, die ausdrücklich zugestimmt und die Anmeldung bestätigt haben — setzen wir einen Versanddienstleister in der EU ein, der in unserem Auftrag und weisungsgebunden tätig ist.
• Wir verwenden keine Daten unserer Kunden zum Trainieren von Modellen künstlicher Intelligenz. In der Software findet keine Verarbeitung durch externe KI-Dienste statt.
• Für Daten, die unsere Kunden in der Software erfassen, handeln wir nur auf deren Weisung.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Locato, Inh. Lukas Mayr
Riesenburgstraße 16
81249 München
Deutschland
Telefon: +49 155 6368 8020
E-Mail: hallo@locato.immo

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter datenschutz@locato.immo.

Datenschutzbeauftragte Person

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) derzeit nicht erfüllt sind.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

3. Wofür wir verantwortlich sind — und wofür nicht

Locato ist eine Software, die andere Unternehmen einsetzen, um ihre eigenen Aufgaben zu erfüllen. Deshalb gibt es zwei klar getrennte Rollen:

Wichtig für Mieter, Eigentümer und Gäste: Wenn deine Verwaltung, dein Vermieter oder dein Gastgeber Locato einsetzt, sind wir für deine Daten nicht verantwortlich. Verantwortlich ist das Unternehmen, das die Software nutzt. Auskunft, Berichtigung oder Löschung musst du dort verlangen — wir dürfen darüber nicht selbst entscheiden. Wendest du dich dennoch an uns, leiten wir dein Anliegen unverzüglich an das zuständige Unternehmen weiter und teilen dir das mit.

4. Betroffene Personengruppen

In eigener Verantwortung verarbeiten wir Daten von:

• Besucherinnen und Besuchern unserer Website,
• Interessenten, die uns kontaktieren, eine Demo ansehen oder einen Testzugang anlegen,
• unseren Kunden sowie den von ihnen angelegten Nutzern mit eigenem Systemzugang,
• Ansprechpersonen bei Dienstleistern und Geschäftspartnern,
• Bewerberinnen und Bewerbern.

5. Besuch der Website

Beim Aufruf von locato.immo überträgt dein Browser technisch notwendige Daten an unseren Server, die dort in Protokolldateien gespeichert werden:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge,
• Meldung über den Erfolg des Abrufs,
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem,
• die zuvor besuchte Seite, sofern dein Browser sie übermittelt.

Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit, Abwehr und Aufklärung von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb unseres Angebots.
Speicherdauer: Die Protokolldateien werden nach 30 Tagen gelöscht. Ist ein Angriff dokumentiert, speichern wir die betroffenen Einträge bis zur Klärung.

Hosting: Wir betreiben die Website und die Anwendungen auf einem virtuellen Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Das Rechenzentrum befindet sich in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Schriftarten und externe Inhalte

Die verwendete Schriftart wird beim Erstellen der Seiten mitgeliefert und von unserem eigenen Server ausgeliefert — das gilt für locato.immo und für beide Produkte. Beim Besuch wird keine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut, und es werden keine Daten an Google übermittelt.

Ebenso binden wir keine externen Skripte, kein Auslieferungsnetzwerk, keine Karten, keine Videos und keine Chat-Fenster Dritter ein. Alle Inhalte kommen von unseren eigenen Servern.

6. Cookies und Reichweitenmessung

Für die Speicherung von Informationen auf deinem Endgerät und den Zugriff darauf gilt § 25 TDDDG. Auf der Website und in den Anwendungen setzen wir ausschließlich Techniken ein, die für deren Betrieb unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich — deshalb setzen wir auch kein Cookie-Banner ein. Eine Ausnahme betrifft nicht die Website, sondern unsere Werbe-E-Mails: Deren Erfolgsmessung greift auf dein Endgerät zu und beruht deshalb auf deiner Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einzelheiten stehen in Abschnitt 12.

Auf locato.immo selbst setzen wir keine Cookies. Gespeichert wird dort nur deine Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung, und zwar erst, wenn du sie selbst triffst — es handelt sich um eine von dir ausdrücklich gewünschte Einstellung. In den Anwendungen wird zusätzlich deine Anmeldung im lokalen Speicher deines Browsers gehalten, damit du eingeloggt bleibst; sie wird beim Abmelden gelöscht. Die Einzelheiten und eine Aufstellung der eingesetzten Techniken findest du auf unserer Seite Cookies.

Derzeit messen wir die Reichweite der Website nicht; ein Analyse- oder Reichweitenmessungs-Werkzeug ist nicht aktiv. Setzen wir künftig eines ein, nutzen wir ein cookieloses Verfahren, holen eine etwa erforderliche Einwilligung vorher ein und aktualisieren diesen Abschnitt.

7. Kontaktaufnahme

Über unser Kontaktformular erheben wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse als Pflichtangaben sowie freiwillig Unternehmen, Größe des Bestands, das Produktinteresse und deine Nachricht. Das Formular enthält ein für dich unsichtbares Feld zur Abwehr automatisierter Einsendungen; ein externer Dienst zur Bot-Erkennung wird nicht eingesetzt.

Die Anfrage wird von unserem Server per E-Mail an unser Postfach zugestellt. Wir speichern sie nicht in einer gesonderten Datenbank auf der Website.

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage und Beantwortung von Anschlussfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wegen unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.
Speicherdauer: Wir löschen die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine Anschlussfragen zu erwarten sind, spätestens nach sechs Monaten. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten die Fristen aus Abschnitt 9.

Kontaktierst du uns per E-Mail oder Telefon, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten zu denselben Zwecken und auf denselben Grundlagen. Telefongespräche zeichnen wir nicht auf.

8. Registrierung, Testzugang und Kundenkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ein von dir gewähltes Passwort sowie die Bezeichnung deines Unternehmens. Das Passwort speichern wir ausschließlich als nicht umkehrbaren Prüfwert; wir können es nicht einsehen.

Für die Verwaltung des Zugangs verarbeiten wir außerdem Rolle und Berechtigungen, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, den Status deines Kontos sowie die Angaben zu Testphase und gebuchtem Paket. Legst du weitere Nutzer an, verarbeiten wir deren Namen, E-Mail-Adressen und Rechte im Auftrag deines Unternehmens.

Bei Locato Verwaltung verarbeiten wir zusätzlich, sofern du die Funktionen nutzt, das Geheimnis deiner Zwei-Faktor-Authentisierung und deine Wiederherstellungscodes — beides verschlüsselt — sowie einen Prüfwert des Tokens zum Zurücksetzen des Passworts.

Zweck: Bereitstellung und Verwaltung des Zugangs, Durchführung der Testphase, Abwicklung des Vertrags.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: für die Dauer des Kontos. Nach Vertragsende gelten die Fristen aus Abschnitt 17.

Bei der Registrierung bestätigst du, dass du die AGB akzeptierst und diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast. Wir halten dazu den Zeitpunkt, die Fassung der Rechtstexte und die IP-Adresse fest — als Nachweis, dass die AGB wirksam einbezogen wurden (§ 305 Abs. 2 BGB). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachweisbarkeit des Vertragsschlusses.

Unabhängig davon kannst du bei der Registrierung freiwillig einwilligen, E-Mails mit Produktneuigkeiten und Angeboten zu erhalten. Diese Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Nutzung: Ohne sie funktioniert die Registrierung vollständig, und ohne deine Bestätigung im Anschluss (siehe Abschnitt 12) senden wir dir keine Werbung. Du kannst sie jederzeit in deinen Kontoeinstellungen widerrufen.

Wir versenden während der Testphase und im laufenden Betrieb Systemnachrichten, etwa zur Bestätigung der Registrierung, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Portal-Einladungen und zu wesentlichen technischen Änderungen. Diese Nachrichten sind Teil der Vertragserfüllung und keine Werbung; sie lassen sich nicht abbestellen, solange das Konto besteht.

9. Vertrag und Abrechnung

Für die Abwicklung des Vertrags verarbeiten wir Firmierung, Anschrift, Ansprechperson, Kontaktdaten, USt-IdNr., das gebuchte Paket, die Nutzungszahlen zur Ermittlung der Vergütung sowie die Bankverbindung bei Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Zweck: Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Einzug der Vergütung, Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung.
Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Bis zum Ablauf der Frist ist die Verarbeitung auf die Aufbewahrung beschränkt.

Für die Abrechnung unserer Abonnements setzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie (Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande) ein. Zahlungsmittel- und etwaige Kartendaten werden dabei ausschließlich von Mollie verarbeitet, nicht von uns. Details siehe Subprozessoren.

10. Sicherheit des Betriebs

Zur Absicherung unserer Systeme verarbeiten wir Anmeldevorgänge, Sitzungsdaten einschließlich IP-Adresse und Browserkennung, Angaben zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit sowie ein Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll erfasst bei verändernden Zugriffen die handelnde Person, ihre E-Mail-Adresse, den betroffenen Datensatz, den Zeitpunkt und die IP-Adresse.

Zweck: Erkennung und Abwehr von unbefugten Zugriffen und Missbrauch, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Erfüllung unserer Pflichten nach Art. 32 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.
Speicherdauer: Sitzungen laufen spätestens nach sieben Tagen ab. Änderungsprotokolle bewahren wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses auf, weil sie unseren Kunden als Nachweis gegenüber ihren Auftraggebern dienen; sie werden mit den Kundendaten nach Abschnitt 17 gelöscht.

Der Zugriff auf das Änderungsprotokoll innerhalb der Anwendung ist auf die Administratoren des jeweiligen Kunden beschränkt.

11. Fehlerbehebung und Produktverbesserung

Sofern aktiviert, erfassen wir technische Fehlermeldungen über einen Monitoring-Dienst. Übermittelt werden die Fehlermeldung, der technische Ablaufbericht, der aufgerufene Pfad und die Anfragemethode. Eine automatische Übermittlung personenbezogener Inhaltsdaten ist deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb.
Speicherdauer: 90 Tage.

Zur Weiterentwicklung nutzen wir zusammengefasste oder anonymisierte Auswertungen, die keinen Bezug zu einer Person oder einem einzelnen Kunden zulassen. Kundendaten verwenden wir nicht zum Trainieren von Modellen künstlicher Intelligenz.

12. Newsletter und Produktinformationen

E-Mails mit Produktneuigkeiten, Praxistipps und Angeboten senden wir ausschließlich an Personen, die das ausdrücklich möchten. Anmelden kannst du dich bei der Registrierung, in deinen Kontoeinstellungen, über unser Kontaktformular oder über die Vorabanmeldung zu Locato Ferienwohnung — immer über ein eigenes, nicht vorausgefülltes Kästchen. Der Text dieses Kästchens nennt ausdrücklich auch die Erfolgsmessung, die wir weiter unten beschreiben; deine Einwilligung umfasst beides.

Vorabanmeldung zu Locato Ferienwohnung: Auf der Seite /fewo-vorab kannst du dich vor dem Start vormerken lassen. Dort ist die Einwilligung der Zweck der Anmeldung selbst, denn ohne sie dürften wir dir zum Start nicht schreiben — das Kästchen ist deshalb Voraussetzung für die Anmeldung. Als Dankeschön erhältst du einen kostenlosen Monat nach den auf der Seite genannten Aktionsbedingungen; darauf weisen wir dort offen hin. Neben deiner E-Mail-Adresse erheben wir freiwillig deinen Vornamen (für die persönliche Anrede) und die ungefähre Anzahl deiner Ferienwohnungen (um dir ein passendes Paket vorzuschlagen). Den Gratismonat behältst du auch, wenn du dich vor dem Start wieder abmeldest.

Die Anmeldung läuft im Bestätigungsverfahren: Du erhältst zunächst eine E-Mail, die nur den Zweck und einen Bestätigungslink enthält und selbst keine Werbung ist. Erst nach dem Klick auf diesen Link nehmen wir dich auf; der Link ist 14 Tage gültig. Bleibt die Bestätigung aus, senden wir dir keine Werbung.

Wir protokollieren Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung jeweils mit Zeitpunkt, dem Wortlaut der Einwilligung, der IP-Adresse und dem verwendeten Browser, um die Einwilligung nachweisen zu können. Frühere Anmelde- und Abmeldevorgänge bleiben dabei erhalten, damit der Verlauf lückenlos belegbar ist.

Für den Versand nutzen wir einen Dienstleister, der für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist; er ist in der Übersicht der Subprozessoren aufgeführt. An ihn übermitteln wir ausschließlich die Daten bestätigter Anmeldungen: E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, das genutzte Produkt, bei der Vorabanmeldung die angegebene Anzahl an Ferienwohnungen sowie Zeitpunkt und Herkunft der Einwilligung. Bei ihm entstehen außerdem die unten beschriebenen Messdaten zu Öffnungen und Klicks.

Erfolgsmessung: In diesen Werbe-E-Mails messen wir, ob und wann du sie öffnest und welche Links du darin anklickst. Dafür enthält jede Nachricht eine kleine, unsichtbare Bilddatei, die beim Anzeigen von unserem Dienstleister abgerufen wird, und die enthaltenen Links führen über eine Zähladresse. Erfasst werden dabei der Zeitpunkt des Öffnens und des Klicks, der angeklickte Link, deine IP-Adresse sowie Angaben zu E-Mail-Programm und Gerät. Diese Angaben ordnen wir deiner Anmeldung zu.

Zweck ist, unsere E-Mails an den tatsächlichen Interessen auszurichten: Wir erkennen, welche Themen gelesen werden, und können Inhalte und Versandzeitpunkt darauf zuschneiden, statt allen dasselbe zu schicken.

Rechtsgrundlage der Erfolgsmessung: deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, für den Zugriff auf dein Endgerät beim Abruf der Bilddatei, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Messung ist von der Einwilligung in den Versand mit umfasst und wird im Text des Anmeldekästchens ausdrücklich genannt — du willigst also nicht unbemerkt ein.

Du kannst die Messung verhindern, ohne dich abzumelden: Die meisten E-Mail-Programme laden Bilder erst nach ausdrücklicher Bestätigung — bleibt sie aus, findet keine Öffnungsmessung statt. Möchtest du die Messung dauerhaft nicht, genügt eine formlose Nachricht an uns; wir stellen dich dann auf Versand ohne Erfolgsmessung um. Mit dem Widerruf der Einwilligung oder der Abmeldung endet sie ohnehin.

Speicherdauer der Messdaten: Wir werten sie in den ersten zwölf Monaten nach Versand aus; danach werden sie gelöscht oder so zusammengefasst, dass kein Bezug zu einer Person mehr besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Die Einwilligung kannst du jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail, in deinen Kontoeinstellungen oder per E-Mail an uns widerrufen — genauso einfach, wie du sie erteilt hast, und ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Speicherdauer: bis zum Widerruf. Den Nachweis über erteilte und widerrufene Einwilligungen bewahren wir darüber hinaus auf, solange Ansprüche wegen unerlaubter Werbung geltend gemacht werden können.

Bestandskunden informieren wir gelegentlich per E-Mail über Neuerungen an den von ihnen genutzten Produkten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Du kannst dem jederzeit widersprechen; wir weisen in jeder solchen Nachricht darauf hin.

13. Bewerbungen

Bewirbst du dich bei uns, verarbeiten wir die von dir übermittelten Unterlagen und Angaben zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei freiwilligen Zusatzangaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer: Bei einer Absage löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens; diese Frist dient der Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Nehmen wir dich in einen Bewerberpool auf, geschieht das nur mit deiner Einwilligung.

14. Verarbeitung in der Software im Auftrag unserer Kunden

Für die Daten, die unsere Kunden in Locato erfassen, sind sie Verantwortliche und wir Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach ihren Weisungen und nach Maßgabe des AVV. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in Abschnitt 15 genannten Unterauftragsverarbeiter oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.

Zur Transparenz nennen wir hier, welche Daten das sind. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind für den Betrieb nicht erforderlich, und wir erheben sie nicht; Kunden können sie theoretisch in Freitextfelder eingeben und sind dafür selbst verantwortlich.

Locato Verwaltung

Betroffene Personengruppen:

• Wohnungseigentümer und Bevollmächtigte
• Mieter und Mitbewohner
• Mietinteressenten (Selbstauskunft)
• Mitglieder des Verwaltungsbeirats
• Dienstleister, Handwerker und Lieferanten
• Mitarbeitende des Kunden mit Systemzugang
• Zahlungsbeteiligte aus Kontoumsätzen
• Absender eingehender E-Mails

Datenkategorien:

• Stammdaten (Anrede, Name, Firmenname, Anschrift)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Mobiltelefon)
• Bankdaten (IBAN, BIC, Bankname, SEPA-Mandate)
• Vertragsdaten (Miet- und Verwaltungsverträge, Kaution, Mietanpassungen, Eigentumsanteile)
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Sollstellungen, offene Posten, Mahnstufen, Rückstände, Abrechnungsergebnisse)
• Verbrauchsdaten (Zählernummern und Zählerstände)
• Angaben aus der Mieterselbstauskunft (Geburtsdatum, Haushaltsgröße, Nettoeinkommen, Arbeitgeber, Beschäftigungsart, Haustiere, Raucherstatus)
• Versammlungsdaten (Anwesenheit, Vollmachten, Stimmgewichte, Beschlüsse)
• Vorgangsdaten (Anliegen und Schadensmeldungen, Kommentare, Fotos, Wartungshistorie)
• Dokumente und Uploads einschließlich Übergabeprotokollen mit Unterschriftenbild
• Kommunikationsdaten (versandte E-Mails, eingegangene E-Mails mit Anhängen, Lesebestätigungen im Dokumentenpostfach)
• Nutzungs- und Protokolldaten (Anmeldungen, Änderungsprotokoll mit IP-Adresse)
• Freitextangaben in Notiz- und Beschreibungsfeldern

Locato Ferienwohnung

Betroffene Personengruppen:

• Gäste und Buchende
• Personen, die über die öffentliche Gästemappe eine Leistung anfragen, ohne Gast zu sein
• Absender eingehender E-Mails an das angebundene Postfach des Kunden
• Mitarbeitende des Kunden mit Systemzugang
• Steuerberatung des Kunden mit Lesezugang

Datenkategorien:

• Stammdaten (Vor- und Nachname, Anschrift, Land, Sprache)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Buchungsdaten (An- und Abreise, Personenzahl, Kanal, Buchungsreferenz, Zahlungsstatus)
• Rechnungsdaten (Empfängername, Empfängeranschrift, Positionen, Beträge)
• Kommunikationsdaten (Nachrichteninhalte im Postfach, geplante und versandte Nachrichten)
• Eingehende E-Mails aus dem angebundenen Postfach des Kunden (Absenderadresse, Absendername, Betreff und Nachrichtentext; Anhänge werden nicht gespeichert)
• Anfragen aus der öffentlichen Gästemappe (Name, E-Mail, Telefon, Wunschtermin, Anzahl und Freitext)
• Vom Buchungsportal empfangene Gastkontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon)
• Nutzungs- und Protokolldaten (Anmeldungen, Änderungsprotokoll mit IP-Adresse)
• Freitextangaben in Notizfeldern zu Gästen und Buchungen

Öffentlich abrufbare Inhalte bei Locato Ferienwohnung

Zwei Funktionen sind bewusst ohne Anmeldung erreichbar, weil sie für Gäste und Buchungsportale bestimmt sind. Kunden sollten das bei der Nutzung berücksichtigen:

• Der Export-Kalender einer Unterkunft ist über eine Adresse abrufbar, die ein Geheimnis enthält. Wer diese Adresse kennt, kann Belegungszeiträume und den Namen des jeweiligen Gastes einsehen.
• Eine veröffentlichte Gästemappe ist über ihre Adresse ohne Anmeldung abrufbar und kann die vom Kunden dort eingetragenen Angaben enthalten, etwa das WLAN-Kennwort.
• Über die Gästemappe können Gäste eine Zusatzleistung anfragen. Dabei erheben wir im Auftrag des Kunden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, einen Wunschtermin und einen Freitext. Anfragen kann jede Person, die die Adresse der Gästemappe kennt — auch ohne Buchung. Das Formular nennt den Kunden als Verantwortlichen und verweist auf dessen Datenschutzhinweise, sofern er sie hinterlegt hat.

Kanalanbindung bei Locato Ferienwohnung

Bindet ein Kunde das Portal Traum-Ferienwohnungen über dessen Programmierschnittstelle an, übertragen wir dorthin ausschließlich Belegungszeiträume und Tagespreise — keine Gastdaten. In der Gegenrichtung empfangen wir Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Gäste sowie An- und Abreise, Personenzahl und Preis und legen sie beim Kunden ab. Der Abruf läuft über die Zugangsdaten des Kunden und auf seine Weisung; ein Sammelkonto betreiben wir nicht.

Die übrigen Portale sind nur über Kalenderdateien angebunden. Dorthin geht beim Abruf nichts hinaus; der von uns bereitgestellte Export-Kalender kann vom Portal abgerufen werden und enthält Belegungszeiträume sowie den Namen des Gastes.

Bankanbindung bei Locato Verwaltung

Nutzt ein Kunde die Kontoanbindung, verarbeiten wir Kontobezeichnung, IBAN und Kontoumsätze einschließlich Verwendungszweck sowie Name und IBAN der Gegenpartei. Damit sind auch Personen betroffen, die in keiner Beziehung zur Verwaltung stehen, deren Zahlungen aber im Kontoauszug erscheinen. Der Abruf erfolgt entweder über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst nach der Zahlungsdiensterichtlinie — dort erteilt der Kunde seine Zustimmung unmittelbar bei seiner Bank — oder über einen EBICS-Teilnehmerzugang, den der Kunde bei seiner Bank einrichtet; dessen Zugangsparameter speichern wir verschlüsselt. Ein Abruf über die FinTS/HBCI-Schnittstelle einer Bank findet nicht statt: er setzte voraus, dass wir die Online-Banking-Zugangsdaten unserer Kunden vorhalten. Zahlungen lösen wir nicht aus.

E-Mail-Ein- und -Ausgang bei Locato Ferienwohnung

Auch hier können Kunden ein eigenes Postfach anbinden. Eingehende Nachrichten werden dann als Nachricht im Postfach der Anwendung angelegt und dem passenden Gast zugeordnet; lässt sich der Absender keinem Gast zuordnen, legen wir einen neuen Kontakt mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Namen an. Gespeichert werden Absender, Betreff und Text — Anhänge werden nicht übernommen. Die Zugangsdaten des Postfachs speichern wir verschlüsselt.

E-Mail-Ein- und -Ausgang bei Locato Verwaltung

Kunden können ein eigenes Postfach anbinden. Eingehende Nachrichten werden dann samt Anhängen als Anliegen bzw. Dokument übernommen — auch dann, wenn der Absender keinem Kontakt zugeordnet werden kann. Die Zugangsdaten des Postfachs speichern wir verschlüsselt. Für den Versand nutzen Kunden entweder ihren eigenen E-Mail-Zugang oder unseren.

15. Empfänger und Subprozessoren

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Darüber hinaus setzen wir Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Welche das sind, zu welchem Zweck und mit welchem Sitz, weisen wir vollständig und aktuell auf der Seite Subprozessoren aus. Dort ist auch geregelt, wie wir über Änderungen informieren.

Eine Weitergabe an Behörden oder Gerichte erfolgt nur, soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind. Zu Werbezwecken geben wir keine Daten weiter, und wir verkaufen keine Daten.

16. Verarbeitung in Drittländern

Es findet keine Verarbeitung außerhalb der EU und des EWR statt. Server und Speicherung erfolgen in Deutschland, alle in Abschnitt 15 genannten Empfänger sitzen in der EU oder im EWR.

Das gilt auch für scheinbar nebensächliche Bestandteile: Schriftarten, Stylesheets und Skripte werden auf locato.immo und in beiden Produkten ausschließlich von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Wir binden kein Schriften-Netzwerk, kein Auslieferungsnetzwerk und keine externen Skripte ein. Beim Aufruf unserer Seiten und beim Arbeiten in der Software wird deshalb keine Verbindung zu Google, Amazon, Meta, Microsoft oder einem anderen Anbieter außerhalb der EU aufgebaut — auch nicht mittelbar.

Wir setzen dementsprechend weder Standarddatenschutzklauseln noch den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework als Grundlage ein, weil es keine Übermittlung gibt, die einer solchen Grundlage bedürfte.

Bindet ein Kunde selbst eine Schnittstelle zu einem Drittanbieter außerhalb der EU an, erfolgt diese Übermittlung auf seine Weisung und in seiner Verantwortung.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Im Überblick:

Steht einer Löschung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegen, schränken wir die Verarbeitung auf die Aufbewahrung ein, statt zu löschen.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profilbildung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir bewerten keine Bonität und erstellen keine Persönlichkeitsprofile.

Locato enthält Funktionen, die Vorschläge berechnen — etwa Buchungsvorschläge für Kontoumsätze, Preisvorschläge oder eine Zuordnung von Mietinteressenten zu Einheiten. Diese Vorschläge beruhen ausschließlich auf festen Regeln, die der Kunde selbst konfiguriert. Sie werden erst wirksam, wenn ein Mensch sie freigibt, und es sind keine externen KI-Dienste beteiligt.

19. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu unseren Systemen sind mit TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir ausschließlich als nicht umkehrbare Prüfwerte. Zugangsdaten zu Postfächern und Bankkonten sowie Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentisierung speichern wir verschlüsselt. Der Zugriff ist über Rollen und Rechte beschränkt, verändernde Zugriffe werden protokolliert.

Die vollständige Darstellung unserer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO findest du auf der Seite Technische und organisatorische Maßnahmen. Wir weisen dort auch aus, an welchen Punkten wir noch nachbessern — damit du dir ein zutreffendes Bild machen kannst.

20. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15) darüber, ob und welche Daten wir zu dir verarbeiten,
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21) — dies betrifft insbesondere die Abschnitte 5, 6, 10, 11 und 12,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere bei der in Abschnitt 2 genannten Behörde oder der Behörde deines Aufenthaltsorts.

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an datenschutz@locato.immo. Wir antworten innerhalb eines Monats; ist die Anfrage komplex, verlängern wir die Frist und teilen dir das mit. Wir können einen Nachweis deiner Identität verlangen, wenn begründete Zweifel bestehen.

Einen Teil dieser Rechte kannst du in deinem Konto unmittelbar selbst ausüben, insbesondere die Berichtigung deiner Kontaktdaten und den Export deiner Daten.

Betrifft dein Anliegen Daten, die in der Software eines unserer Kunden verarbeitet werden, gilt Abschnitt 3: Zuständig ist dann der Kunde als Verantwortlicher.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

21. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten benötigen wir, um einen Vertrag zu schließen und zu erfüllen oder um eine Anfrage zu bearbeiten. Ohne sie können wir den Zugang nicht einrichten oder die Anfrage nicht beantworten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig, und ihre Nichtbereitstellung hat keine Folgen für dich.

22. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; der aktuelle Stand ist oben angegeben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kunden zusätzlich in Textform.